En México, para atender la contabilidad financiera y fiscal se requiere información muy precisa, y existen varios aspectos que se debe considerar conforme a normativas y procedimientos contables.
A continuación, detallamos los datos requeridos de nuevo cliente en nuestro despacho:
Datos Básicos de Registro
- Nombre completo o Razón Social:
- En caso de persona física: Nombre completo del contribuyente.
- En caso de persona moral: Razón Social de la empresa.
- RFC (Registro Federal de Contribuyentes):
- Es el número de identificación fiscal asignado por el SAT. Este dato es obligatorio para cualquier trámite fiscal.
- Domicilio Fiscal:
- Dirección fiscal registrada ante el SAT donde lleva a cabo sus actividades.
- Correo Electrónico y Teléfono:
- Información de contacto para la recepción de notificaciones y comunicaciones fiscales.
- Actividades Económicas:
- Especificar las actividades que realiza (esto es importante para definir el régimen fiscal adecuado).
- Fecha de Inicio de Actividades:
- Para saber desde cuándo está en operación y si es necesario presentar declaraciones retroactivas.
- Tipo de Régimen Fiscal:
- Persona Física: Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), régimen de honorarios, arrendamiento, entre otros.
- Persona Moral: Sociedades con fines lucrativos, sociedades civiles, etc.
Información Financiera y Fiscal
- Estado de Cuenta Bancaria:
- Para realizar las conciliaciones bancarias y verificar los movimientos financieros.
- Facturación Electrónica (CFDI):
- Los CFDI de ingresos (facturas emitidas) y de egreso (facturas recibidas) deben ser proporcionados para llevar un control adecuado. El cliente debe contar con un sistema de facturación electrónica autorizado por el SAT como es Contalink Plus.
- Declaraciones Anteriores (si aplica):
- Copia de las últimas declaraciones fiscales presentadas ante el SAT. Esto incluye la Declaración Anual, las Declaraciones Provisionales (mensuales o bimestrales), y los pagos provisionales del ISR, IVA y otras contribuciones.
- Comprobante de Régimen Fiscal:
- Si ya está registrado ante el SAT, es necesario verificar el régimen fiscal en el que se encuentra.
- Ingresos y Gastos Estimados o Históricos:
- Para definir el tipo de contabilidad que se debe llevar y hacer una estimación de la carga tributaria.
Datos Contables
- Estado de Resultados y Balance General (si ya tiene contabilidad previa):
- Si ya lleva contabilidad, es útil tener estos documentos para revisar el estado de su situación financiera.
- Libro de Ingresos y Gastos:
- En caso de ser persona física con actividad empresarial, es necesario contar con estos libros.
- Inventarios:
- En empresas comerciales o de producción, se debe conocer el inventario inicial, así como su sistema de control.
- Factura de Inversiones o Activos Fijos:
- Para calcular la depreciación de activos, si aplica, y registrar las inversiones realizadas.
- Sistema Contable Actual:
- ¿Lleva su contabilidad en un sistema contable o lleva todo de manera manual? Es importante saber esto para analizar si se puede seguir el mismo sistema o es necesario implementar uno nuevo.
Aspectos Fiscales Específicos en México
- Poder Notarial o Autorización para Representación ante el SAT:
- Si el despacho contable vamos a representarlo ante el SAT para realizar trámites fiscales, se nos debe otorgar una carta poder notarial o una autorización firmada.
- Certificados de Situación Fiscal:
- Este documento, que se obtiene del SAT, contiene información sobre el RFC, régimen fiscal, y la situación fiscal del contribuyente.
- Información sobre Retenciones de Impuestos:
- Si es empleador, se debe conocer el número de empleados y las retenciones de impuestos que realiza sobre sueldos y salarios (ISR, IMSS, INFONAVIT).
- Declaraciones de ISR, IVA, y otras contribuciones:
- Es necesario contar con información sobre las declaraciones mensuales o bimestrales que haya presentado, así como los pagos realizados.
- Declaración Anual:
- Verificar si ha presentado su declaración anual y si está al corriente con el pago de impuestos.
Aspectos Legales y Sociales
- Acta Constitutiva (para personas morales):
- Si es una persona moral, se necesitará una copia del acta constitutiva y los documentos que acrediten su existencia legal.
- Identificación Oficial del Representante Legal:
- En caso de ser una persona moral, se necesita obtener identificación oficial (INE, pasaporte, cédula profesional) del representante legal.
- Registro de Patente de Comercio (si aplica):
- Si su actividad requiere un registro en la Secretaría de Economía, se debe conocer si cuenta con este registro.
- Licencias o Permisos (si aplica):
- Dependiendo del giro, podrían ser necesarios permisos específicos como la licencia de funcionamiento, permisos ambientales, etc.
Otros Datos Relevantes
- Plazos de Pago a Proveedores y Clientes:
- Esto afecta la administración del flujo de efectivo y las obligaciones fiscales.
- Planes de Expansión o Nuevas Actividades:
- Si tiene planes de expansión o nuevos proyectos, es importante conocerlos para sugerir cambios en la estructura fiscal o contable.
- Seguro Social y Obligaciones Laborales:
- Si tiene empleados, verificar este dado de alta en el IMSS y si ya está cumpliendo con las obligaciones laborales correspondientes.
- Proyectos de Inversión o Créditos:
- Si tiene proyectos especiales, inversiones o está solicitando crédito, debe proporcionarse esta información para gestionar correctamente sus impuestos.
Otros Trámites con el SAT
- Firma Electrónica (e.firma):
- Si no tiene una e.firma actualizada, es recomendable que se gestione, ya que es esencial para realizar muchos trámites fiscales, como la presentación de declaraciones y la firma de documentos ante el SAT así como el acceso a la información fiscal generada a la fecha.
Recopilar toda esta información nos permitirá ofrecer un servicio completo y personalizado, asegurando de que se cumpla con sus obligaciones fiscales y se pueda optimizar su situación contable.
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